1. Je nach Gesamtmenge der gesponserten Artikel, Zielregion sowie Art, Größe und bekannter Präferenzen der Einrichtungen wird ein Verteiler anhand unserer Datenbank erstellt, der alle relevanten Daten der aktuellen Mitglieder im Sponsoring-Pool enthält. Dazu zählen die Versandadressen, Lieferhinweise (z.B. Öffnungszeiten) sowie persönliche Ansprechpartner (i.d.R. die Leitung), damit die Pakete auch möglichst sicher ankommen.
2. Nun werden die gesponserten Produkte und/oder Medien in unserem Zentrallager in Versandkartonagen konfektioniert.
3. Jedes Paket erhält ein personalisiertes Anschreiben an die Kita- bzw. Schulleitung. Diese Schreiben enthalten in der Regel auch einen Aktionsfragebogen auf der Rückseite oder zumindest ein Responsefeld, worüber Datenbank-Aktualisierungen, Lob, Anregung, Kritik, Änderung von Ansprechpartner, Email-Adresse etc. mitgeteilt werden können. Um dies für alle Seiten so einfach wie möglich zu gestalten, wird nach einer Übergangsphase das Feedback nur noch via Online-Fragebogen stattfinden.
4. Alle Einrichtungen, die sich mit ihrer Email-Adresse auf diesem Online-Portal freigeschaltet haben, können Ihre bei uns hinterlegten Daten jederzeit kontrollieren und aktualisieren. Auch die persönlichen Präferenzen bzw. welche Sponsoring-Artikel nicht gewünscht sind, können hier differenziert angegeben werden. Bei allen zukünftigen Verteiler-Erstellungen kann dies dann automatisch berücksichtigt werden.
5. Jedes Sponsoring-Paket wird mit orangenem Klebeband mit entsprechender "Sponsoring-Aufschrift" versehen, damit es leicht erkannt werden kann und nicht aus Versehen die Annahme von unwissenden oder ängstlichsten Kollegen verweigert wird.
6. Sind alle Pakete fertig konfektioniert, werden diese von unserem aktuellen Logistikpartner DPD abgeholt und normalerweise innerhalb von 2 Tagen ausgeliefert. Ferienzeiten werden von uns dabei natürlich berücksichtigt.
7. Nachdem ein Paket bei Ihnen angekommen ist, steht es Ihnen völlig frei, auf welche Weise Sie die Produkte an die Kinder oder Eltern verteilen bzw. in Ihrer Kita verwenden.
8. Wir freuen uns über jedes Feedback im Nachgang einer Aktion und bitten darum, uns jegliche Änderung von Adresse, Umzug, Schließung, Wechsel der Leitung etc. mitzuteilen oder am besten gleich direkt hier im Portal zu korrigieren. Herzlichen Dank.